Análise e Descrição de Cargos: Como Fazer Corretamente

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Hoje, os cargos requerem maior flexibilidade e participação contínua das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares mutáveis com o ambiente. O cargo pode-se analisar numa maneira global onde todas as atividades são executadas por um ocupante e que se situa em uma posição no organograma organizacional.
A posição do cargo mo organograma define o nível de hierarquia do ocupante como a quem reportará e sobre quem exercerá autoridade que pode ser localizado num departamento ou divisão.
Descrição de Cargos
Descrever um cargo significa relacionar desde o que o ocupante faz até o motivo porque faz, a descrição de cargo é um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo. O formato de uma descrição de cargo inclui o título do cargo, o sumário das atividades a serem desempenhadas e as principais responsabilidades do cargo. Relaciona de maneira breve as tarefas, deveres e as responsabilidades do cargo.
Desenho de Cargos
Envolve-se a especificação do conteúdo de cada cargo, dos métodos de trabalho e das relações com os demais cargos. O desenho de cargos constitui na maneira como cada cargo é estruturado e dimensionado, dentre disso precisa-se definir quatro condições básicas:
Qual é o conteúdo do cargo, ou seja, o conjunto de tarefas ou atribuições que o ocupante desempenhará;
Quais são os métodos e processos de trabalho, ou seja, como as tarefas deverão ser desempenhadas;
A quem o ocupante do cargo deve prestar responsabilidade, isto é, quem é o seu superior imediato;
Quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigir autoridade, ou seja, quem serão os seus subordinados.
Enriquecimento de cargos
Tem como objetivo de aumentar as responsabilidades e desafios das tarefas do cargo para ajustá-los às características progressivas do ocupante.
A adequação do cargo ao ocupante melhora o relacionamento interpessoal dentro do trabalho e visam novas oportunidades de mudanças para uma melhor qualidade de vida no trabalho. O que se espera é um aumento de produtividade e redução das taxas de rotatividade e de absenteísmo do pessoal, para isso precisará introduzir uma nova estratégia que faça uma reeducação dos cargos de gerente e chefia, descentralização das pessoas dando empowerment e maiores oportunidades de participação.
Métodos de colheita de dados sobre cargos
Existem três métodos para obtenção de dados a respeito dos cargos: entrevista, questionário e observação. Na entrevista existem três tipos para tal finalidade como a entrevista individual, a entrevista em grupo e a entrevista com o supervisor tendo como objetivo buscar dados a respeito dos cargos e determinar seus deveres e responsabilidades.
No método do questionário a colheita de dados a respeito de um cargo é feita através de questionários que são distribuídos aos seus ocupantes ou ao seu supervisor. Na prática segue o mesmo roteiro da entrevista, com a diferença de que é preenchido pelo ocupante do cargo, ou pelo supervisor ou também em ambos. Tem como vantagem proporcionar um meio eficiente e rápido de coletar informação de um grande número de funcionários, tendo como custo operacional menor do que a entrevista.
No método da observação é direta daquilo que o ocupante do cargo está fazendo constitui um outro método de colher informação sobre o cargo é aplicável em cargos simples, rotineiros e repetitivos. É comum o método da observação utilizar um questionário para ser preenchido pelo observador para assegurar a cobertura de todas as informações necessárias.
Etapas do Processo de Análise de cargos
O processo de analisar cargos envolve seis etapas que considera a organização em constante e dinâmica mudança. Os cargos devem ser constantemente descritos, analisados e redefinidos para acompanhar as mudanças na organização e no seu conteúdo.
1. Os primeiros passos são examinar a estrutura da organização total e de cada cargo para definir quais as informações requeridas pela análise de cargos, depois selecionar os cargos a serem analisados e ajustar os dados necessários para análise, e por último preparar as descrições e especificações de cargos. Isso tem como função de fazer um planejamento de RH, desenhos de cargos, recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, remuneração e benefícios e a avaliação dos resultados.
2. Entrevista de Descrição e Análise de Cargos
Identificação;
Tempo de serviço na função;
Tempo de serviço nesta empresa;
Função atual;
Função anterior;
Data do dia.
3. Descrição Do Cargo
Descreva separadamente cada uma das suas tarefas diárias (que se repetem com freqüência);
O que você faz?;
Como é feito? (Utiliza-se de equipamentos ou materiais)?;
Quando é feito?;
Para que é feito? (Razões para a execução dessas tarefas);
4. Descreva a ordem de importância das tarefas realizadas:
Uma importância de qualquer tarefa é manter uma boa postura; cumprimentar os clientes de forma cordial; ter atenção para quaisquer dúvidas e cobrar os valores exatos;
Descreva a freqüência diária, semanal e mensal das tarefas;
5. Especificações Do Cargo
Qual o nível de instrução mínima necessária para ocupar este cargo?
Que outros conhecimentos você considera necessário para realização deste trabalho?
Qual tempo mínimo de experiência que alguém com nível de instrução indicado anteriormente necessita para desempenhar satisfatoriamente as tarefas do cargo? Seria necessária experiência prévia em outros cargos?
Na sua opinião quais as tarefas mais complexas que são desempenhadas neste cargo? Por quê?
Você é supervisionado por alguém? Como o seu superior supervisiona o seu trabalho?
Quais as decisões que você precisa tomar no desempenho do seu cargo?
Na sua função você tem acesso a documentos ou dados confidenciais? Quais?
Quais os prováveis erros que podem ser cometidos na sua função? Esses erros podem ser constatados?
Quais as máquinas ou equipamentos que você utiliza para realizar suas funções?
Quais os fatores existentes no seu ambiente de trabalho que interferem na execução das tarefas?
Sob quais condições você trabalha? Descreva as condições desagradáveis como ruídos, temperatura, odores, iluminação inadequada, etc.
Qual é o maior e o menor esforço exigido no seu cargo?
O trabalho é executado como:
Carrega peso?
Seu trabalho exige esforço visual?
Seu trabalho exige esforço mental? Especifique.
Você supervisiona diretamente o trabalho de outros funcionários? Indique o cargo e número de funcionários supervisionados.
No seu trabalho você tem contato direto com a clientela?
Quantas pessoas exercem o mesmo cargo que o seu na empresa?
Na sua opinião qual a importância do trabalho que exerce?
Você almeja mais para sua carreira profissional?
Você acha que há possibilidades de crescimento dentro da empresa?
O que esta empresa representa para você?
Você tem sugestões para melhorar a qualidade de trabalho desta empresa?
Exemplo prático e simples de uma descrição de cargo
Nome da Empresa: XYZ Com e Ind. Ltda
Título do cargo: Operador de caixa
Sumário do cargo: Responsável pelas cobranças dos valores das compras. Em caso de cheques altos chamar os fiscais de caixa sem sair do caixa.
Relações: Reporta-se ao fiscal de caixa e o chefe da frente de caixa
Supervisiona: Responsável pelo um ótimo atendimento, divulgando as promoções para os clientes.
Qualificações: Educação: Ensino médio completo
Experiência profissional: Não exige experiência, pois o treinamento é feito com os funcionários mais antigos.
Requisitos básicos: flexibilidade, agilidade, atenção e honestidade.
Iniciativa: Interesse em crescer, boa comunicação e dinâmico.
Responsabilidades:
Prestar um ótimo atendimento ao cliente, demonstrando interesse para ajudá-lo em quaisquer dúvidas;
Cobrar os valores expressamente corretos, sendo que em cheques altos, cartões de créditos sem assinatura solicitar a identidade e o fiscal de caixa ou chefe;
Fechar o caixa certo, tanto na separação dos documentos de cartões para facilitar no setor financeiro.
Ambiente: Limitado, o operador de caixa tem a obrigação de ficar no caixa para trabalhar, quando não tiver cliente pode sentar na cadeira com uma postura adequável.
Com uma boa descrição de cargos o entrevistador tem ferramental para, nas entrevistas, poder checar as informações a respeito da experiência profissional, formação e certificações do currículo do pretendente à vaga.
Na administração dos colaboradores, a descrição de cargos facilita o trabalho dos líderes que passam a melhor compreensão das suas atribuições e de seus liderados. Estes por sua vez, reduzem o tempo gasto em tomadas de decisão, acelerando processos por diminuir as incertezas no que diz respeito a sua autonomia.
Sempre que nos equivocamos na seleção geramos conseqüências indesejadas, como aumento no tempo de treinamento e orientação, baixa produtividade e talvez até problemas no atendimento a clientes.

Hoje, os cargos requerem maior flexibilidade e participação contínua das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares mutáveis com o ambiente. O cargo pode-se analisar numa maneira global onde todas as atividades são executadas por um ocupante e que se situa em uma posição no organograma organizacional.

A posição do cargo mo organograma define o nível de hierarquia do ocupante como a quem reportará e sobre quem exercerá autoridade que pode ser localizado num departamento ou divisão.

Descrição de Cargos

Descrever um cargo significa relacionar desde o que o ocupante faz até o motivo porque faz, a descrição de cargo é um retrato simplificado do conteúdo e das principais responsabilidades do cargo. O formato de uma descrição de cargo inclui o título do cargo, o sumário das atividades a serem desempenhadas e as principais responsabilidades do cargo. Relaciona de maneira breve as tarefas, deveres e as responsabilidades do cargo.

Desenho de Cargos

Envolve-se a especificação do conteúdo de cada cargo, dos métodos de trabalho e das relações com os demais cargos. O desenho de cargos constitui na maneira como cada cargo é estruturado e dimensionado, dentre disso precisa-se definir quatro condições básicas:

  • Qual é o conteúdo do cargo, ou seja, o conjunto de tarefas ou atribuições que o ocupante desempenhará;
  • Quais são os métodos e processos de trabalho, ou seja, como as tarefas deverão ser desempenhadas;
  • A quem o ocupante do cargo deve prestar responsabilidade, isto é, quem é o seu superior imediato;
  • Quem o ocupante do cargo deverá supervisionar ou dirigir autoridade, ou seja, quem serão os seus subordinados.

Enriquecimento de cargos

Tem como objetivo de aumentar as responsabilidades e desafios das tarefas do cargo para ajustá-los às características progressivas do ocupante.

A adequação do cargo ao ocupante melhora o relacionamento interpessoal dentro do trabalho e visam novas oportunidades de mudanças para uma melhor qualidade de vida no trabalho. O que se espera é um aumento de produtividade e redução das taxas de rotatividade e de absenteísmo do pessoal, para isso precisará introduzir uma nova estratégia que faça uma reeducação dos cargos de gerente e chefia, descentralização das pessoas dando empowerment e maiores oportunidades de participação.

Métodos de colheita de dados sobre cargos

Existem três métodos para obtenção de dados a respeito dos cargos: entrevista, questionário e observação. Na entrevista existem três tipos para tal finalidade como a entrevista individual, a entrevista em grupo e a entrevista com o supervisor tendo como objetivo buscar dados a respeito dos cargos e determinar seus deveres e responsabilidades.

No método do questionário a colheita de dados a respeito de um cargo é feita através de questionários que são distribuídos aos seus ocupantes ou ao seu supervisor.

Na prática segue o mesmo roteiro da entrevista, com a diferença de que é preenchido pelo ocupante do cargo, ou pelo supervisor ou também em ambos. Tem como vantagem proporcionar um meio eficiente e rápido de coletar informação de um grande número de funcionários, tendo como custo operacional menor do que a entrevista.

No método da observação é direta daquilo que o ocupante do cargo está fazendo constitui um outro método de colher informação sobre o cargo é aplicável em cargos simples, rotineiros e repetitivos.

É comum o método da observação utilizar um questionário para ser preenchido pelo observador para assegurar a cobertura de todas as informações necessárias.

Etapas do Processo de Análise de cargos

O processo de analisar cargos envolve seis etapas que considera a organização em constante e dinâmica mudança. Os cargos devem ser constantemente descritos, analisados e redefinidos para acompanhar as mudanças na organização e no seu conteúdo.

1. Os primeiros passos são examinar a estrutura da organização total e de cada cargo para definir quais as informações requeridas pela análise de cargos, depois selecionar os cargos a serem analisados e ajustar os dados necessários para análise, e por último preparar as descrições e especificações de cargos. Isso tem como função de fazer um planejamento de RH, desenhos de cargos, recrutamento e seleção, treinamento, avaliação de desempenho, remuneração e benefícios e a avaliação dos resultados.

2. Entrevista de Descrição e Análise de Cargos

  • Identificação;
  • Tempo de serviço na função;
  • Tempo de serviço nesta empresa;
  • Função atual;
  • Função anterior;
  • Data do dia.

3. Descrição Do Cargo
Descreva separadamente cada uma das suas tarefas diárias (que se repetem com freqüência);

  • O que você faz?;
  • Como é feito? (Utiliza-se de equipamentos ou materiais)?;
  • Quando é feito?;
  • Para que é feito? (Razões para a execução dessas tarefas);

4. Descreva a ordem de importância das tarefas realizadas

  • Uma importância de qualquer tarefa é manter uma boa postura;
  • Cumprimentar os clientes de forma cordial;
  • Ter atenção para quaisquer dúvidas e cobrar os valores exatos;
  • Descreva a freqüência diária, semanal e mensal das tarefas.

5. Especificações Do Cargo

  • Qual o nível de instrução mínima necessária para ocupar este cargo?
  • Que outros conhecimentos você considera necessário para realização deste trabalho?
  • Qual tempo mínimo de experiência que alguém com nível de instrução indicado anteriormente necessita para desempenhar satisfatoriamente as tarefas do cargo?
  • Seria necessária experiência prévia em outros cargos?
  • Na sua opinião quais as tarefas mais complexas que são desempenhadas neste cargo?Por quê?
  • Você é supervisionado por alguém?
  • Como o seu superior supervisiona o seu trabalho?
  • Quais as decisões que você precisa tomar no desempenho do seu cargo?
  • Na sua função você tem acesso a documentos ou dados confidenciais? Quais?
  • Quais os prováveis erros que podem ser cometidos na sua função?
  • Esses erros podem ser constatados?
  • Quais as máquinas ou equipamentos que você utiliza para realizar suas funções?
  • Quais os fatores existentes no seu ambiente de trabalho que interferem na execução das tarefas?
  • Sob quais condições você trabalha?
  • Descreva as condições desagradáveis como ruídos, temperatura, odores, iluminação inadequada, etc.Qual é o maior e o menor esforço exigido no seu cargo?


O trabalho é executado como

  • Carrega peso?
  • Seu trabalho exige esforço visual?
  • Seu trabalho exige esforço mental?
  • Especifique.Você supervisiona diretamente o trabalho de outros funcionários?
  • Indique o cargo e número de funcionários supervisionados.
  • No seu trabalho você tem contato direto com a clientela?
  • Quantas pessoas exercem o mesmo cargo que o seu na empresa?
  • Na sua opinião qual a importância do trabalho que exerce?
  • Você almeja mais para sua carreira profissional?
  • Você acha que há possibilidades de crescimento dentro da empresa?
  • O que esta empresa representa para você?
  • Você tem sugestões para melhorar a qualidade de trabalho desta empresa?

Exemplo prático e simples de uma descrição de cargo

  • Nome da Empresa: XYZ Com e Ind. Ltda
  • Título do cargo: Operador de caixa
  • Sumário do cargo: Responsável pelas cobranças dos valores das compras. Em caso de cheques altos chamar os fiscais de caixa sem sair do caixa.
  • Relações: Reporta-se ao fiscal de caixa e o chefe da frente de caixa
  • Supervisiona: Responsável pelo um ótimo atendimento, divulgando as promoções para os clientes.
  • Qualificações: Educação: Ensino médio completo
  • Experiência profissional: Não exige experiência, pois o treinamento é feito com os funcionários mais antigos.
  • Requisitos básicos: flexibilidade, agilidade, atenção e honestidade.
  • Iniciativa: Interesse em crescer, boa comunicação e dinâmico.

Responsabilidades

Prestar um ótimo atendimento ao cliente, demonstrando interesse para ajudá-lo em quaisquer dúvidas;

Cobrar os valores expressamente corretos, sendo que em cheques altos, cartões de créditos sem assinatura solicitar a identidade e o fiscal de caixa ou chefe;Fechar o caixa certo, tanto na separação dos documentos de cartões para facilitar no setor financeiro.

Ambiente

 Limitado, o operador de caixa tem a obrigação de ficar no caixa para trabalhar, quando não tiver cliente pode sentar na cadeira com uma postura adequável.

Com uma boa descrição de cargos o entrevistador tem ferramental para, nas entrevistas, poder checar as informações a respeito da experiência profissional, formação e certificações do currículo do pretendente à vaga.

Na administração dos colaboradores, a descrição de cargos facilita o trabalho dos líderes que passam a melhor compreensão das suas atribuições e de seus liderados. Estes por sua vez, reduzem o tempo gasto em tomadas de decisão, acelerando processos por diminuir as incertezas no que diz respeito a sua autonomia.

Sempre que nos equivocamos na seleção geramos conseqüências indesejadas, como aumento no tempo de treinamento e orientação, baixa produtividade e talvez até problemas no atendimento a clientes.




Sandra Regina da L. Inácio Sandra Regina da L. Inácio  /  Site do autor  /  Administração  / Data: 23/10/2009  / Views: 20.571 / Mais artigos deste colunista

PhD em Administração de Empresas pela Flórida Christian University (EUA) PhD em Psicologia Clínica pela Flórida Christian University (EUA) Pós-Doutorado em Administração de Empresas pela Flórida Christian University (Cursando). Psicanalista e Diretora de Assessoria Geral da Sociedade de Psicanálise Transcendental. Mestre em Administração de Empresas pela USP. Especialista em Estratégias de Marketing em Turismo e Hotelaria pela USP, MBA em...