ISO 9001 - Selecionando e Qualificando Fornecedores
Colunista:
Mauricio de Oliveira | Publicado em:
10/08/2011 | Leituras:
2.503
Como a ISO 9001 trouxe o conceito de “foco no cliente”, toda a sua estrutura é voltada para o atendimento das necessidades dele. Na verdade o requisito 7.4 também mantém esse foco; mas no processo de Aquisição a sua empresa é o cliente. E a análise desse requisito é uma ótima oportunidade de avaliar a interpretação da ISO do outro lado do balcão, afinal em última análise seu cliente espera de você o mesmo que você espera do seu fornecedor: qualidade, confiabilidade, parceria e atenção.
Diz a norma no item 7.4.1: “A organização deve assegurar que o produto adquirido está conforme com os requisitos especificados de aquisição. O tipo e extensão do controle aplicado ao fornecedor e ao produto adquirido devem depender do efeito do produto adquirido na realização subseqüente do produto ou no produto final.A organização deve avaliar e selecionar fornecedores com base na sua capacidade em fornecer produtos de acordo com os requisitos da organização. Critérios para seleção, avaliação e reavaliação devem ser estabelecidos. Devem ser mantidos registros dos resultados das avaliações e de quaisquer ações necessárias, oriundas da avaliação.
Atenda seu cliente como você quer ser atendido quando você é o cliente; simples assim. A ISO 9001 define as normas e os procedimentos para a implantação de uma política de credenciamento, seleção e qualificação de fornecedores, para avaliar-se se um fornecedor possui capacidade para atender aos requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade. Vale dizer que a sua empresa precisa estabelecer um programa de qualificação de fornecedores que permita fazer avaliações.
A aplicação de um programa de qualificação não assegura, por si só, a qualificação do fornecedor e a inexistência de falhas. A aceitação dos resultados de avaliações, credenciamentos, seleções, e eventual certificação de terceira parte, são responsabilidades inerentes às empresas compradoras e contratantes, e a ISO não engessa isto. Em outras palavras, elas podem decidir negociações independentemente dos resultados de todo esse processo. Programas de certificação não isentam as empresas de cometer falhas, erros, mas mostram, de forma clara, uma atitude delas perante os seus clientes para sanar, de forma corretiva e preventiva, todas as não-conformidades.
A empresa compradora ou contratante deve batizar seus fornecedores em “Críticos e Não Críticos”, conforme a importância dos ítens fornecidos, tomando ações de qualificação ou desqualificação, em função das pontuações alcançadas. Para empresas classificadas como “Não Críticas”, caso possuam certificação na ISO 9001, basta enviar cópia do certificado e isso terá validade, desobrigando-a do envio da lista de verificação para sua pontuação.
Não possuindo certificação ISO 9001, deverá responder a “check list” e enviar. Em função dos resultados dessas avaliações o fornecedor poderá continuar como “qualificado”, ter um prazo negociado para se qualificar ou, até mesmo, dependendo do número de itens não-conformes e dos impactos possíveis que isso está causando ou poderá causar nos processos do comprador, ser “desqualificado”.
Para fornecedores classificados como “Críticos”, não só deverão responder a “check list” como também serão inspecionados “in loco”, por profissionais do cliente ou inspetores por ele designados. Da mesma forma, se o fornecedor possuir certificação ISO 9001, não o eximirá de responder a “check list” e sofrer inspeções periódicas, devidamente agendadas com antecedência de pelo menos 3 meses, se outras não-conformidades tiverem sido detectadas no período.
Apesar dos critérios estabelecidos no Cap 7.4 da ISO 9001, cada empresa possui a independência para definir seus próprios critérios para credenciar, selecionar e avaliar seus fornecedores. Ela pode definir seus critérios de criticidade, levando-se em conta, dentre outros aspectos o peso dos itens dentro da cadeia produtiva, o cumprimento dos prazos acordados, produtividade, aspectos financeiros, fornecedor exclusivo, certificações existentes, índice de não-conformidades no recebimento e processo e etc.
Portanto para a avaliação da criticidade do fornecedor ele deverá ser classificado como abaixo:
I = Imprescindível : requisito essencial, que influi em grau crítico ;
N = Necessário : requisito importante, que pode influir em grau menos crítico ;
R = Recomendável : requisito importante, que pode contribuir na melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade
N/A = Não aplicável
Explicando melhor : Para que possamos definir um fornecedor como Qualificado, ele deverá atender a todos os itens classificados como Imprescindíveis (I), implicando, assim, em 100% deles. Da mesma forma, de 80 a 100% de atendimento para todos os itens classificados com Necessários (N) e, por fim, um valor acima de 20% de atendimento para todos os itens classificados como Recomendáveis (R). Deve-se destacar que o total de cada um desses itens variará em função do tipo de fornecedor (Produtos, Matérias-Primas, Embalagens e etc) e isto deverá estar definido no “Check List” do programa de avaliação.
Os fornecedores receberão o formulário sem nenhuma indicação sobre quais são as questões classificadas como Imprescindíveis, Necessárias ou Recomendáveis. Só o cliente possui essa classificação e fará a avaliação do fornecedor posteriormente, classificando-o de acordo com o critério estabelecido. Ele será comunicado que estará participando do processo de Gestão da Qualidade da empresa cliente, motivo pelo qual se faz necessário responder ao questionário, anualmente. Muitas empresas demoram uma eternidade para devolverem o questionário e neste caso é necessário correr atrás, senão fica esquecido. No caso de ser classificado como “Fornecedor com Restrição”, ele será comunicado sobre as razões dessa classificação, em quais itens há lacunas e terá um tempo combinado para saná-las ou justificá-las caso não tenha havido um correto entendimento do que foi perguntado ou, até mesmo, caso o fornecedor entenda que não se aplicam tais questões à sua empresa.
A empresa cliente poderá também agendar visita de profissionais às instalações do fornecedor para constatar “in loco” as providências tomadas para sanar as lacunas identificadas na avaliação e, até mesmo, atestar outras, de forma amostral, que tenham sido respondidas como estando atendidas. É conveniente que seus fornecedores sejam também certificados pela ISO 9001, mas não é obrigatório. Existem também casos em que não há muitos fornecedores disponíveis para determinado material, ou apenas existe um. Para essas situações, os critérios de avaliação podem mudar, mas deverão estar previstos em seu procedimento.
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Concordo plenamente com seu texto até a questão do preenchimento do check list pelo fornecedor. Como você mesmo disse, a certificação de terceira parte, não isenta o fornecedor de falhas. Então, como um check list respondido pode isentá-lo das mesmas falhas?
Acredito piamente que um fornecedor deve ser selecionado e qualificado conforme minha estratégia inserida no plano de negócios. Pesquisas, certificações, visitas técnicas, auditorias, documentação legal, etc. Individualmente ou em conjunto devem formam minha base para homologação.
Me desculpe, mas um check list respondido pelo fornecedor e que eu não posso verificar, mesmo tendo uma pontuação, não será o "pulo do gato".
Agradeço sua atenção e estou sempre disposto a uma boa argumentação, é dela que construímos nossa base crítica
Abraço
De nada adianta fazermos uma série de consultas, check list, etc., nas quais os fornecedores podem ser credenciados, quando do recebimento dos mesmos não estão em acordo com o pedido realizado.
Acredito que a melhor forma de avaliarmos nosso fornecedor, seria nos recebimentos, pois, assim, teríamos uma "inspeção" 100% não é mesmo?
Evitaríamos as diversas pesquisas, que ninguém gosta de responder e teríamos uma avaliação atualizada dos fornecedores.
O que realmente necessitamos é de um bom controle de recebimento de mercadorias/serviços...
Abraços