O requisito 7.4.1 da norma ISO 9001, exige que a organização planeje o tipo e a extensão do controle que exercerá sobre seus fornecedores para assegurar que os produtos adquiridos estejam em conformidade com os requisitos especificados. Neste ponto os processos devem ser mapeados descrevendo as principais atividades de compras em relação ás necessidades da empresa, quanto a materiais, análise de custos, embalagens, transportes, avaliação de fornecedores, etc.

Toda compra deve ser formalizada por meio de uma solicitação de compra, onde as partes envolvidas (vendedor e comprador) devem ter especificações para fornecimento e para recebimento respectivamente.

Para o processo de aquisição, não basta somente avaliarmos o preço do produto, é necessário á qualificação dos fornecedores e o depto. de compras deve avaliar de forma ampla e estratégica esse processo, tendo como base: a experiência do fornecedor, seus principais clientes, o preço, localização, a capacidade do fornecedor,  adequação á ISO 9001, etc.

Todavia, o processo de qualificação de fornecedores exige critérios, onde devem ser avaliados se o produto está conforme o especificado, se o preço é o mesmo que foi acordado na solicitação de compra, se for fornecido dentro dos parâmetros estabelecidos, etc. devendo nesses casos à atribuição de notas.

Esse processo de avaliação deve envolver uma sistemática, de preferência a cada fornecimento, para avaliação do fornecedor e o mesmo deve ser informado de sua nota a cada período, por exemplo, a cada 3 meses.