Fazendo o Programa 5S Acontecer, Na Prática!
Colunista:
Mauricio de Oliveira | Publicado em:
21/09/2011 | Leituras:
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A meta de qualquer empresa é a boa prestação de serviços, de forma eficiente e dinâmica para que o cliente fique satisfeito e para isto existem os Sistemas de Qualidade. Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar um bom Sistema de Qualidade numa empresa ou instituição, uma das mais importantes é o Programa 5S. Este é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade. Porém, este programa implantado sozinho não assegura um sistema de qualidade eficiente. É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade. Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se bloqueio de causa ou ação preventiva.
Ninguém duvida que o Programa 5S tem aplicabilidade em todos os tipos de empresas, que traz benefícios a todos que convivem no local de trabalho, melhora o ambiente, as condições de saúde, higiene e traz eficiência e qualidade. Seus conceitos de Senso de Utilização, Senso de Arrumação, Senso de Limpeza, Senso de Saúde-Higiene e Senso de Auto-Disciplina são intuitivos, automáticos e nem deveria ser necessário existir um programa específico para este fim. Mas o que se vê quase sempre nos ambientes fabris, notadamente nas pequenas e médias empresas, é um verdadeiro caos no chão de fábrica. Resíduos, cavacos, recipientes vazios, ferramentas no chão, dispositivos largados, lixo e coisas que até Deus duvida. Uma verdadeira zona! Entrar nos vestiários é uma possibilidade no mínimo assustadora, tal a desordem normalmente encontrada. Isso acontece mesmo depois de implantados programas como o 5S. O problema é que no início tudo corre às mil maravilhas, com tudo limpinho, cheiroso e perfumado; mas com o passar do tempo tudo volta a ser como dantes.
Ao deparar com um problema desta natureza a empresa se dá conta de que é necessário criar-se algum tipo de mecanismo de controle para que os programas de qualidade, notadamente o 5S, não se transformem em sonho numa noite de verão. Sabemos que para que as coisas aconteçam de fato é necessário haver um responsável direto; a estória de que todos são responsáveis é conversa pra boi dormir, não funciona. Neste caso específico, para que o programa funcione, a idéia é criar um Índicador Diário de Conformidade (IDC). E o que vem a ser o IDC? Trata-se de uma planilha de anotações, composta por dez itens, cujo objetivo seria tornar-se um instrumento para avaliar visualmente, diariamente, de forma expedita e objetiva, as condições de aparência e disponibilidade (funcionalidade e funcionamento) de instalações, equipamentos e atividades de uso rotineiro e sistemático. Imagine-se então, uma planilha ou formulário em cujo título seria Indicador Diário de Conformidade; logo abaixo teria uma tabela com quatro colunas e dez linhas; as colunas teriam a sequência numérica, depois a descrição do item verificado, seguido de OK e NÃO OK nas duas colunas subseqüentes.
Algumas premissas devem ser atendidas, como por exemplo, que a planilha do IDC deve ser originada pelo gerente responsável, seu preenchimento deve ser feito todos os dias na parte da manhã por um funcionário escalado para tal, sem prejuízo de suas atividades normais (poderá até haver rodízio), o qual deverá apenas observar e anotar; ao analisar cada um dos itens da planilha apenas colocará OK ou NÃO OK na coluna correspondente. Os itens a serem avaliados são os seguintes (podendo haver modificações conforme cada caso):
- Limpeza e higiene das instalações e ambiente em geral;
- Equipamentos e dispositivos de uso sistemático (xerox, computadores, impressoras, portões, portas, instrumentos do laboratório, campainhas, lâmpadas, ar condicionado, telefones, etc);
- Apresentação pessoal dos funcionários;
- Estacionamento (acesso e organização);
- Aspectos de segurança (uso de EPI’s onde exigido : extintores - localização correta, validade, locais escorregadios, passagens desimpedidas, portas de fogo abertas, etc);
- Organização e ordenação das matérias-primas no almoxarifado (armazenamento, rótulo voltado para fora, MP’s nos locais indicados, etc);
- Organização e limpeza das estações e ambientes individuais de trabalho, inclusive as salas de treinamento e de reunião;
- Pontualidade dos profissionais pela manhã;
- Funcionários em seus postos de trabalho no momento da avaliação;
- Limpeza e higiene dos vestiários.
Ao final da planilha haverá uma avaliação, uma graduação, e o resultado será explicitado em termos de percentual, relacionando o número de itens Não OK com o total de itens da pesquisa, cuja equação é:
Grau = (Número de situações NÃO OK / Total de itens avaliados) x 100.
Esta operação deverá ser feita pelo gerente e, evidentemente, o percentual obtido no dia da avaliação deverá ser maior do que aquele obtido na avaliação do dia anterior, a fim de evidenciar a melhoria constante.
Os itens NÃO OK deverão ser cobrados dos supervisores e encarregados setoriais com a veemência que a situação exigir,a fim de que fique claro que o jogo é à vera e que responsabilidades serão cobradas pra valer. Sem uma matriz de responsabilidades bem clara, definindo a quem cabe o quê, fica difícil cobrar resultados.
Portanto deixar bem claro as atribuições, diretas e paralelas, de cada um é meio caminho andado para o sucesso. Com estas providências o programa 5S ganhará um fôlego maior e as vantagens e dividendos da sua implantação se tornarão evidentes.
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Estou baseando meu TCC neste tema, e peço por gentileza se por um acaso conhecerem empresas que aplicaram me informem, pois preciso urgentemente dar andamento em meu TCC.
Muito obrigada.
Att,
Karen Motta