Eis que até aqui  vimos quatro sensos: Senso de Descarte -  senso de utilidade, de separar objetos úteis dos inúteis e dar um destino para aqueles que não tem utilidade naquele momento. Senso de Organização – senso que busca manter a ordem encontrando um lugar ideal para cada coisa, mantendo-as em seus devidos lugares. Senso de Limpeza – senso que busca o respeito pelo ambiente em que vivemos, objetos, pessoas, e tudo que está a nossa volta. Senso de Higiene – senso que procura melhorar a qualidade de vida das pessoas, tanto no aspecto pessoal quanto profissional.

Agora, chegou a vez do quinto e último senso: o  de “Ordem Mantida”, cuja finalidade maior é perpetuar as mudanças de hábitos, posturas, rotinas e atitudes pessoais na empresa, fazendo com que, enfim, se tenha condições de dar continuidade ao Programa 5S, com soluções para manutenção do combate ao desperdício, manutenção da limpeza e higiene, da organização, da definição de normas e, principalmente, de um ambiente agradável e significativo para os relacionamentos e produtividade de que toda empresa precisa.

Vimos  as ações a serem implantadas durante cada uma das fases. Mas, e agora, como mantê-los? As leituras que foram realizadas até aqui nos ajudarão na compreensão e implantação da Ordem Mantida. Mas, antes, pensemos sobre as seguintes questões:

• O que é Ordem Mantida?
• Qual a sua importância e a sua prioridade dentro do Programa 5Ss?
• Para você, o que significa a expressão “ordem mantida”?
• Será que tem alguma relação com: Organização, disciplina, comprometimento?

Certamente, organização, disciplina e comprometimento são fatores essenciais para a manutenção da ordem. Mas, será que somente esses elementos são suficientes para garantir a “ Ordem mantida”?  Pela experiência que os anos de estrada proporcionaram, pude notar que nas empresas que obtiveram êxito na implantação do programa, esses e outros fatores foram determinantes para o sucesso dessa fase.:

• Disciplina;
• Educação;
• Continuidade, aperfeiçoamento e consolidação do Descarte, Organização, Limpeza e Higiene;
• Motivação para aprender novas tarefas e evoluir em conhecimento;
• Padronização das atividades rotineiras para que sejam executadas sempre da mesma maneira;
• Respeito aos horários;
• Conhecimento e obediência aos regulamentos;
• Manutenção dos padrões de qualidade;
• Redução da burocracia;
• Cumprimento dos prazos de entrega e dos compromissos assumidos com clientes, colegas e superiores;
• Observância das normas de segurança, especificações dos serviços/produtos e do código do consumidor.

Na verdade é tudo isso e muito mais. É a consolidação de uma grande mudança no ambiente da empresa.  Foi possível perceber, com as reflexões anteriores, que esta está relacionada a vários fatores que, certamente, serão determinantes na concretização de novas práticas ambientais em sua empresa. Só que enquanto não houver mudança real na mentalidade e no comportamento das pessoas, e enquanto não forem melhoradas as instalações que são fontes de sujeira, o retorno à antiga situação é apenas uma questão de tempo.  Tivemos a oportunidade, ainda, de perceber que o lugar que melhora mais rápido, é o que também piora mais rápido.

Por isso, para que se possa cumprir rigorosamente aquilo que foi definido, o primeiro passo é definir coisas realmente podem ser cumpridas, sendo importante, ainda, que possam ser aperfeiçoadas no sentido de facilitar o cumprimento. Por exemplo, qual a situação atual do que foi definido nas fases de Descarte, Organização, Limpeza e Higiene quanto: às questões internas de cada um? ao seu ambiente de trabalho? ao ambiente geral da organização? à incorporação da filosofia ao dia-a-dia?

Relacione os aspectos que ainda não foram totalmente cumpridos. Faça uma reunião por área de responsabilidade para uma análise desses aspectos, observando o modelo de roteiro a seguir:

• Quais foram as prováveis causas (dificuldades) do não cumprimento do que foi proposto? Utilize o brainstorming para isso;
• Reúna as causas prováveis em grupos lógicos. Utilize, por exemplo,  o diagrama de causa e efeito nesta ocasião;
• Busque gerar ações que eliminem as causas, utilizando ainda o brainstorming, ou outra ferramenta da qualidade;
• Discuta essas ações até que o grupo chegue ao consenso. Uma vez aceita por todos uma solução, esta torna-se um compromisso individual que deve ser rigorosamente cumprido por todo mundo.

Ainda de acordo com a experiência adquirida, vimos que em empresas onde a presença sindical é forte, existe a tendência de oposição ao Programa 5S e às pessoas que procuram dele participar. É comum insinuarem que a Ordem Mantida, por exemplo, seja o oposto da liberdade. É, no entanto, uma facilitadora para libertar a energia criativa, dando oportunidade de se chegar ao objetivo, pois a falta de disciplina resulta em desperdício de recursos, insatisfação entre as pessoas e ruídos na comunicação, gerando baixa produtividade; nessa área, aliás, os países asiáticos ganham da gente de chinelada, pois são altamente disciplinados. A Ordem Mantida tem como objetivo levar à realização plena das coisas comuns, pois realizar plenamente as coisas comuns impulsiona a realização das coisas incomuns. Tudo isso parece mais do que óbvio, mas para que aconteça é preciso que se continue o processo de mudança no indivíduo e no grupo.  Mas a resistência de alguns, sempre existirá, sem dúvida.

Mas toque o barco; com o auxílio de uma câmera fotográfica ou filmadora, documente novamente a situação das dependências da empresa, para avaliar a evolução até o momento. Esse material filmado ou fotografado e a primeira documentação, feita no lançamento do Programa 5S, podem ser apresentados à equipe, para que todos tenham condições de compará-los e tirar suas próprias conclusões. Você pode utilizar esse recurso também no momento em que julgar que foi atingido um nível satisfatório no programa, expondo as imagens de antes e depois, para que todos reconheçam os avanços obtidos.

É conveniente, em algumas situações, a elaboração de padrões para facilitar o cumprimento dos diversos aspectos. Na fase da Ordem Mantida, o diagnóstico, assim como nas outras fases, é essencial. Ele possibilita a percepção sobre a prática do programa 5S, até o momento referenciado, bem como o envolvimento das pessoas, no sentido de contribuírem para uma nova filosofia ambiental. Para preparar esse diagnóstico criei a Lista de Verificação de Ordem Mantida, em planilha Excel, que pode ser solicitada. Deixando seu comentário no formulário abaixo, estarei enviando para você.

Estivemos até aqui ocupados, primeiro, em aprender a praticar as etapas básicas na empresa e na vida pessoal dos fundamentos e da filosofia do 5S, entretanto, precisaremos examinar, posteriormente, se nossas ações estão modificando produtivamente o nosso modo de pensar e nosso modo de agir. Esse procedimento de verificação e análise é a auditoria interna. Pois o 5S também pede auditoria, que é o exame, a constatação e orientação para o futuro;  como veremos no próximo e último artigo da série.